Tujuan mempelajari tips meeting/ rapat

Oleh: Widhihatmini, M.A.

Tujuan mempelajari tips meeting/ rapat:

• Memahami fungsi listening
• Teknik mendengar secara aktif
• Mendengarkan secara aktif
• Mengetahui kesalahan mendengar

Kunci utama dari meeting adalah “Keeping a meeting on track”.

Tiga (3) hal yang membuat rapat keluar dari topik:

1. Topik yang tidak jelas, agenda tidak jelas
2. Ketidaksepakatan waktu
3. Ada subkelompok yang mempunyai fokus sendiri (ada orang-orang yang bicara sendiri)

Faktor manusia (pemimpin rapat) yang menyebabkan meeting berhasil:

1. Reflecting: dapat menyampaikan masalah. Pemikir yang diferegen. Melihat peluang dari setiap persoalan.
2. Connecting: dapat menghubungkan banyak ide-ide yang berbeda.
3. Deciding: memutuskan sesuatu. Pemikir yang konvergen. Mampu mensistesiskan dari berbagai pilihan
4. Doing: akomodator

Fungsi mendengar:

• Memahami orang yang mengajak bicara
• Mendorong orang yang bercerita yang dialami
• Memperjelas percakapan (pendengar dan pembicara)
• Mencegah kesipulan yang terburu-buru
• Memberi kesempatan orang lain bercerita

Prinsip mendengar secara aktif:

1. Penerimaan terhadap orang lain
2. Menghargai perasaan orang lain
3. Toleransi terhadap “keanehan” orang lain.

Perilaku mendengar:

• Kontak mata
• Minat. Sikap tubuh, cara duduk, dll
• Dorong lawan bicara untuk mendengar
• Tanyakan kejelasan bila belum jelas
• Jangan segan untuk menyanyakan hal yang detil
• Ringkas, tidak bertele-tele
• Tinggalkan asosiasi, opini, pandangan diri terhadap suatupendapat.
• Kontrol emosi. Terkendali jika marah ataupun tertawa.
• Jangan memburu-buru untuk suatu meeting harus selesai
• Jeda jika diperlukan

Kesalahan dalam mendengar:

1. Tidak perduli (acuh tak acuh)
2. Gagal mengikuti orang lain bicara sampai selesai.
3. Mulai bicara mengenai cerita anda sendiri.
4. Kehilangan pikiran sejenak
5. Beraksi secara impulsif
6. Memberikan nasehat sangat awal
7. Memberikan penilaian terhadap orang lain. Seperti: anda itu tidka berpikir panjang, anda kurang cerdas, dll
8. Ekspresi asumsi-asumsi

Hal-hal lain yang sering kita tidak sadari adalah gerakan-gerakan non verbal. Seperti kaki dan tangan yang selalu bergerak-gerak. Memegang-megang bolpen,dll. Yang penting jika hendak menggerakkan tangan pun sebaiknya yang mendukung verbal.

Selamat meeting..!!

Sumber bacaan